Ventajas y desventajas del correo electrónico (y del correo empresarial)

El correo electrónico ha revolucionado la forma en la que nos comunicamos en la era digital, tanto a nivel personal como empresarial. Sin embargo, como todo en la vida, también tiene sus ventajas y desventajas.

A continuación vamos a contarles las principales razones por las que el email se ha convertido en una herramienta indispensable tanto a nivel profesional como profesional, así como los desafíos que puede plantear para las empresas.

*Artículo con contenido actualizado en 2023

Ventajas del correo electrónico

¿Se imaginan que tuviésemos que seguir comunicándonos exclusivamente por correo postal? Está claro que el correo electrónico nos ha cambiado la vida a mejor en muchos aspectos, y estas son algunos de los principales beneficios que nos ofrece esta forma de comunicación:

1. Es rápido. El envío y la recepción de correos se produce casi al instante. Al dar clic en enviar, los protocolos de email y la red de servidores de correo electrónico trabajan con precisión y velocidad para llevar sus emails a sus destinatarios correctos en décimas de segundo, a veces incluso menos.
2. Resulta muy fácil de usar. Tanto la composición como la lectura de correos, así como los directorios de contactos y el archivo de correos enviados y recibidos, son funciones sumamente intuitivas para cualquier persona aunque disponga de conocimientos mínimos de internet y computación.
3. Es accesible desde cualquier lugar. Se trata de una herramienta perfecta para colaboradores que tienen que viajar o trabajar en remoto, ya que permite mantener una comunicación prácticamente instantánea desde cualquier rincón del mundo.
4. Es ecológico. En plena época de crisis climática, evitar el abuso de papel ayuda a cuidar recursos naturales y reduce la huella ambiental de las compañías y personas.
5. Permite una gestión ágil y flexible de la comunicación corporativa. Además de la rapidez, el correo electrónico facilita a cualquier organización crear una estructura de comunicación interna muy eficiente por dos razones: por un lado, al crear direcciones de correo personalizadas para colaboradores y áreas, los mensajes llegan directamente a la persona o departamento exacto, lo mismo con mensajes de clientes y proveedores. Y por otro lado, las cadenas de correo y el almacenamiento de las cuentas de email permiten dar seguimiento a las solicitudes, dudas o tareas del trabajo diario.
6. Herramienta muy útil para el marketing. Como seguramente sabrán, el Email marketing consiste en enviar correos informativos, de ventas o con contenido de valor a clientes y prospectos. Y como técnica promocional, tiene uno de los mayores retornos de inversión, estimado en… ¡casi 38 veces el monto invertido!

Desventajas del correo electrónico

Por supuesto, aunque se trata de un recurso de incalculable valor, el correo electrónico también tiene sus desventajas. Estas son algunas de las más preocupantes:

1. Puede provocar sobrecarga de información. Si no se establecen filtros de correo no deseado (spam), o etiquetas para clasificar los destinatarios, puede que mensajes poco relevantes (como newsletters u ofertas) se mezclen demasiado a menudo en la comunicación de trabajo.
2. Puede generar malentendidos. Si los mensajes no son concisos o no cuentan con información completa y precisa, puede que las personas o áreas malinterpreten lo que se requiere de ellas, lo que a su vez deriva en pérdida de tiempo valioso para atender solicitudes internas o de clientes y proveedores. Ya se sabe: uno puede escribir una cosa con una intención, pero quien reciba el texto lo interpretará como mejor entienda.
3. Puede ser disruptor del tiempo de trabajo. La publicidad excesiva de un servicio de correo gratuito puede ser motivo de distracciones. Lo mismo con las notificaciones constantes si no se administran correctamente.
4. Requiere de atención continua y respuesta oportuna. Si los colaboradores dejan que su bandeja de entrada se llene, esto puede derivar en correos no leídos o ignorados. Y un correo que pasa mucho tiempo sin respuesta puede ser la diferencia entre tener una base de clientes satisfechos o ver cómo se reducen sus listas de contactos (y con ello tsus oportunidades de negocios).
5. Puede ser objeto de virus, fraude o ciberataques. Tanto el spam como los mensajes de contactos pueden tener archivos adjuntos con virus o enlaces hacia sitios con malware (programas maliciosos). Además, cualquier persona puede crear una dirección de correo genérica y hacerse pasar por ti. Y por si fuera poco, las cuentas de email gratuitas están siempre en la mira de los hackers, que programan robots para atacar dominios conocidos como gmail.com o yahoo.com.

Correo empresarial: sus grandes ventajas sobre el correo genérico

El correo empresarial ha demostrado ser una herramienta de valor incalculable para las empresas. A diferencia del correo genérico, ofrece una serie de ventajas que impulsan la eficiencia y la imagen profesional de una empresa.

Imagen más profesional

El correo empresarial proporciona una imagen más seria y fiable para una empresa. Utilizar una dirección de correo electrónico personalizada con el dominio de la empresa agrega credibilidad y muestra a los destinatarios que se toman en serio su negocio. Además, tener un correo corporativo ayuda a construir y mantener una marca sólida, dejando una impresión positiva en clientes y socios comerciales.

Además, junto con su dominio personalizado y su sitio web, el correo electrónico profesional es uno de los 3 pilares de una buena presencia en línea. Conozcan más en este video de GoDaddy Guides:

Conoce los 3 básicos para tener presencia en línea

Comunicación ágil y directa

Otra de las ventajas del correo corporativo es que permite una comunicación rápida y efectiva dentro de la organización. Al contar con una estructura de correos electrónicos internos, los empleados pueden intercambiar información, colaborar en proyectos y tomar decisiones de manera eficiente y fiable. Además, se pueden enviar y recibir archivos adjuntos de gran tamaño, facilitando el intercambio de documentos importantes sin complicaciones.

Funcionalidad y eficiencia

El correo empresarial ofrece una amplia gama de funciones y características que mejoran la eficiencia en el entorno de trabajo. Calendarios compartidos, listas de tareas, notificaciones automáticas y opciones de filtrado son solo algunas de las herramientas disponibles. Estas funcionalidades optimizan la gestión del tiempo y permiten una mejor organización de las tareas diarias, aumentando así la productividad en general.

Gestión efectiva de campañas de email marketing

El correo corporativo resulta esencial para llevar a cabo campañas de email marketing exitosas. Al utilizar una plataforma de correo empresarial, pueden crear listas segmentadas de clientes, personalizar mensajes y realizar un seguimiento del rendimiento de sus campañas. Esto les permite enviar promociones, novedades y contenido relevante a sus suscriptores, aumentando el compromiso y generando oportunidades de venta.

Mayor seguridad de datos

El correo empresarial proporciona un nivel adicional de seguridad para sus datos y comunicaciones. Las soluciones de correo empresarial suelen contar con cifrado de extremo a extremo, autenticación de doble factor y sistemas avanzados de protección contra problemas digitales como el malware y el phishing. Estas medidas de seguridad reducen el riesgo de infracciones de datos y garantizan la confidencialidad de la información comercial sensible.

Aprovechar las ventajas del correo corporativo, por tanto, puede marcar la diferencia en el éxito y la eficiencia de cualquier tipo de compañía.

Desventajas de Gmail

Gmail, el popular servicio de correo electrónico de Google, ha ganado una gran cantidad de usuarios a nivel personal debido a su interfaz intuitiva y sus diversas funciones. Sin embargo, cuando se trata de correo corporativo, Gmail puede presentar algunas limitaciones y desventajas que pueden afectar la eficiencia y la imagen profesional de una empresa:

• Limitaciones de personalización: La primera desventaja de Gmail es que el servicio está diseñado principalmente para el uso personal, lo que significa que las opciones de personalización para adaptarse a la imagen de una empresa pueden ser muy limitadas.
• Publicidad no deseada: A diferencia del correo corporativo, en Gmail los usuarios están expuestos a anuncios publicitarios. Estos anuncios pueden distraer a los empleados y dar una impresión poco profesional a los destinatarios de los correos, lo que no resulta nada recomendable.
• Limitaciones de almacenamiento: Otra desventaja de Gmail es que ofrece un espacio de almacenamiento limitado para correos electrónicos y archivos adjuntos. Esto puede resultar problemático para empresas que necesitan almacenar grandes cantidades de datos o archivos importantes, ya que pueden alcanzar rápidamente los límites y requerir de medidas adicionales para la gestión de la información.
• Falta de soporte personalizado: Al ser un servicio de correo electrónico gratuito, Gmail no ofrece un soporte personalizado para empresas. Si surgen problemas técnicos o se requiere asistencia adicional, puede resultar complicado obtener ayuda oportuna y especializada.

Ante desventajas como estas, es recomendable optar por un correo profesional como el que les ofrecemos GoDaddy. Estas son las principales razones por las que un correo corporativo de estas características es la mejor elección para una empresa:

• Imagen profesional: La primera de las ventajas del correo corporativo con un dominio personalizado es que se proyecta una imagen más seria y fiable de la empresa. Esto aumenta la credibilidad, la imagen y también la intención de compra.
• Personalización completa: Un correo corporativo permite una personalización completa, incluyendo la posibilidad de tener un dominio propio, lo que contribuye a una imagen de marca sólida y coherente.
• Mayor almacenamiento: Los servicios de correo corporativo suelen ofrecer un mayor espacio de almacenamiento para correos electrónicos y archivos adjuntos, lo que facilita la gestión de datos y evita limitaciones innecesarias. Y si no, siempre puede comprarse más.
• Soporte especializado: Al elegir un proveedor de correo corporativo como GoDaddy, se cuenta con un soporte técnico especializado y personalizado. Esto asegura una asistencia rápida y eficiente en caso de surgir cualquier tipo de inconveniente.

Crea una cuenta de correo personalizado

Ya lo saben: si desean disponer de una herramienta realmente útil a nivel empresarial, lo mejor es elegir una solución de correo profesional de calidad contrastada. Y lo mismo ocurre con las soluciones ofimáticas para el trabajo diario: echen un vistazo a la versión online de Office 365 que les ofrecemos, ¡nunca pensaron que disponer de las mejores herramientas de trabajo digital sería así de fácil y barato!