Ventajas y desventajas del correo electrónico (y del correo empresarial)
No cabe duda de que sin el e-mail no se entendería el mundo de comunicaciones y negocios digitales en el que vivimos hoy. Y es que, según datos de Radicati Group, se estima que clientes y empresas intercambian 319 mil millones de correos electrónicos al día. Con todo esto, ¿alguna vez te has preguntado cuáles son las ventajas y desventajas del correo electrónico?
Por el lado de las ventajas, el correo electrónico es un medio de comunicación rápido, fácil de usar, accesible desde cualquier lugar, ecológico, ágil y flexible para comunicación corporativa y una herramienta muy útil para promoción comercial a través del envío masivo de emails.
En cuanto a las desventajas del correo electrónico, el email puede provocar sobrecarga de información y algunos malentendidos (sobre todo si los mensajes no son concisos); también se le califica como un disruptor del tiempo de trabajo, además de que necesita atención continua y respuesta oportuna y, en el caso del correo gratuito, puede ser objeto de ciberataques o virus. Sigue leyendo para conocer más acerca de cada uno de estos puntos.
6 ventajas del correo electrónico
- Es rápido. El envío y la recepción de correos ocurre casi al instante. Y es que, al dar clic en “enviar”, los protocolos de email y la red de servidores de correo electrónico trabajan con precisión y velocidad para llevar tus emails a sus destinatarios correctos.
- Es fácil de usar. Tanto la composición como la lectura de correos, así como los directorios de contactos y el archivo de correos enviados y recibidos son funciones sumamente intuitivas para cualquier persona que tiene conocimientos mínimos de internet y computación.
- Es accesible desde cualquier lugar. Para colaboradores que tienen que viajar o trabajar vía remota, cualquier consulta con ellas y ellos está al alcance de un email.
- Es ecológico. En esta época de crisis climática, evitar el papeleo ayuda a cuidar recursos naturales y reduce la huella ambiental de las compañías y personas.
- Permite una gestión ágil y flexible de la comunicación corporativa. Además de la rapidez, el correo electrónico facilita a cualquier organización crear una estructura de comunicación interna muy eficiente por dos razones: por un lado, al crear direcciones de correo personalizadas para colaboradores y áreas, los mensajes llegan directamente a la persona o departamento exacto, lo mismo con mensajes de clientes y proveedores. Y por otro lado, las cadenas de correo y el almacenamiento de las cuentas de email permiten dar seguimiento a las solicitudes, dudas o tareas del trabajo diario.
- Es una herramienta muy útil para promoción comercial a través del envío masivo de emails. Como seguramente sabes, el Email marketing consiste en enviar correos informativos, de ventas o con contenido de valor a clientes y prospectos. Y como técnica promocional, tiene uno de los mayores retornos de inversión estimado en… ¡casi 38 veces el monto invertido!
5 desventajas del correo electrónico
- Puede provocar sobrecarga de información. Si no se establecen filtros de correo no deseado (spam) o etiquetas para clasificar los destinatarios, puede que mensajes poco relevantes (como los boletines de noticias o las ofertas) se atraviesen en el camino de la comunicación de trabajo.
- Puede generar malentendidos. Si los mensajes no son concisos o no cuentan con información completa y precisa, puede que las personas o áreas malinterpreten lo que se requiere de ellas, lo que a su vez deriva en pérdida de tiempo valioso para atender solicitudes internas o de clientes y proveedores.
- Puede ser disruptor del tiempo de trabajo. La publicidad excesiva de un servicio de correo gratuito puede ser motivo de distracciones. Lo mismo con las notificaciones constantes si no se administran correctamente.
- Requiere atención continua y respuesta oportuna. Si los colaboradores dejan que su bandeja de entrada se llene, esto puede derivar en correos no leídos o ignorados. Y un correo que pasa mucho tiempo sin respuesta puede ser la diferencia entre tener una base de clientes satisfechos o ver cómo se reduce tu lista de contactos (y con ello tus oportunidades de negocios).
- Puede ser objeto de virus, fraude o ciberataques. Tanto el spam como los mensajes de contactos pueden tener archivos adjuntos con virus o enlaces hacia sitios con malware (programas maliciosos). Además, cualquier persona puede crear una dirección de correo genérica y hacerse pasar por ti. Y por si fuera poco, las cuentas de email gratuitas están siempre en la mira de los hackers, que programan robots para atacar dominios conocidos como gmail.com o yahoo.com.
Correo empresarial: sus grandes ventajas sobre el correo genérico
En cuanto al debate entre utilizar un servicio de correo gratuito o contratar un paquete de correo empresarial o correo corporativo (es decir, una dirección de correo electrónico que incluya el nombre comercial de tu negocio o el dominio de tu página web), expertos y usuarios coinciden: una dirección de correo con dominio propio es imprescindible para crear una presencia en línea de alto impacto.
Y quizá te preguntarás, ¿acaso no es mejor tener algo gratis que gastar? La realidad es que, cualquier proyecto que sea serio tiene que invertir en mejorar su huella online, sobre todo si puede aprovechar ventajas del correo empresarial como son:
- Imagen más profesional
- Comunicación ágil y directa
- Funcionalidad y eficiencia
- Gestión efectiva de campañas de email marketing
- Mayor seguridad de datos
Descubre a continuación los beneficios del correo electrónico con dominio propio para una empresa o proyecto personal, así como posibles “desventajas” de utilizar este tipo de activos digitales, que más bien suelen ser creencias erróneas o pretextos para no invertir en un correo empresarial.
1. Imagen más profesional
Una cuenta de correo empresarial proyecta confianza, seguridad y seriedad al incluir la dirección del sitio web con el nombre del negocio o marca.
Considera este dato: 75% de los consumidores digitales en un sondeo creen que la base para desarrollar confianza con una empresa es que la dirección de correo electrónico sea idéntica a la dirección del sitio web.
Así, el correo empresarial tipo promociones@minegocio.com ayuda a consolidar la identidad y reconocimiento de tu empresa o marca.
Si bien no es necesario tener una página web para utilizar un correo electrónico profesional, es importante considerar el desarrollo de un sitio web corporativo ya que la combinación de ambos es lo que realmente va a hacer que tu marca se vea mucho más sólida en internet.
Asimismo, tener direcciones de correo electrónico con dominio propio es una manera de construir la credibilidad y crear la personalidad de tu negocio, lo cual a su vez hace que tus clientes y prospectos se sientan seguros e identifiquen tus correos rápida y fácilmente.
Por el contrario, si utilizas cuentas de correo electrónico gratuitas estarás transmitiendo poca seriedad en la imagen de tu negocio, lo cual puede despertar desconfianza en tu público objetivo, es decir, las personas que quieres que compren tus productos o servicios.
Además, junto con tu dominio personalizado y tu sitio web, el correo electrónico profesional es uno de los 3 pilares de tu presencia en línea. Conoce más en este video de GoDaddy Guides:
2. Comunicación ágil y directa
Al construir confianza y transmitir la personalidad de tu negocio, el correo empresarial también permitirá que las personas interesadas en comunicarse con tu marca se sientan más atraídas a responder a tus correos, a visitar tu sitio web y, finalmente, a hacer negocios con tu empresa o proyecto.
Así, tener direcciones de correo personalizadas con el nombre de tus empleados o de las áreas de tu empresa permite a clientes, prospectos y proveedores dirigirse exactamente con quienes van a resolver la necesidad o duda que tengan.
Por ejemplo, puedes tener una dirección de correo para cada departamento de atención a clientes como:
- ventas@minegocio.com
- soporte@minegocio.com
- facturacion@minegocio.com
Tip. El correo empresarial de GoDaddy te permite crear direcciones de reenvío para que los mensajes lleguen exactamente al área de tu empresa y a los colaboradores que tú le indiques, a fin de dar seguimiento adecuado a la atención a clientes.
Aprende más en: Cómo crear un correo empresarial en 5 pasos.
3. Funcionalidad y eficiencia
Tanto el envío como la recepción de correos son actividades que consumen muchos recursos de un servidor de correo electrónico, que es como un hosting o alojamiento web pero dedicado específicamente a tareas de envío y recepción de e-mails.
Así, cuando tienes un servicio de correo electrónico gratuito, los usuarios de estos proveedores de correo comparten tanto los privilegios (por ejemplo, el ancho de banda) como las fallas en el servicio (lentitud, servidores caídos, etc.).
Por esta razón, contratar un correo empresarial equivale a adquirir un servidor de correo electrónico exclusivo para tus emails de marca, con su espacio de alojamiento y recursos dedicados. Además, podrás disfrutar de características adicionales como antivirus, filtros de correos no deseados (spam) y otras medidas de seguridad avanzadas.
Aprende más en: Servidor de correo electrónico, ¿cómo funciona?.
4. Gestión efectiva de campañas de email marketing
El correo empresarial es un elemento imprescindible para lanzar campañas de Email marketing, ya que estas requieren de un servidor de correo electrónico sólido y confiable.
Esto es porque las plataformas de envío masivo de correos como Mailchimp no permiten verificar direcciones de correo con terminación @yahoo.com, @gmail.com o @aol.com. Por lo tanto, no podrás utilizarlas.
Otro problema del servicio de correo electrónico gratuito es que tiene limitaciones tanto en el número de contactos que puedes almacenar, como en la cantidad de emails que te permite enviar. Así, conforme tu empresa crezca no podrás aumentar tus listas de clientes, suscriptores y prospectos.
Y por si fuera poco, los correos enviados desde cuentas de email genéricas comúnmente son clasificados como spam a diferencia del email con dominio propio que, como vimos, es más confiable, lo cual inmediatamente eleva las tasas de apertura.
Aprende más en: 4 pasos para hacer Email Marketing efectivo.
5. Mayor seguridad de datos
Sin duda, un aspecto de suma importancia para los negocios digitales es la seguridad de datos interna y externa, ya que manejar información bancaria o personal de clientes, proveedores y empleados no es cosa de juego.
Así, con un email genérico los equipos o dispositivos de tu empresa son susceptibles a posibles virus o ataques informáticos, ya que los hackers siempre tienen en la mira a los servicios de correo electrónico gratuito.
En cambio, un correo corporativo ofrece medidas de seguridad como filtros avanzados antivirus y antispam para mantener tu bandeja de entrada limpia y brindarte la tranquilidad de que la información confidencial de tu empresa y clientes estará protegida.
¿Hay desventajas del correo empresarial?
Amén de las bondades del correo empresarial, hay quienes todavía se resisten a contratar este tipo de correo alegando supuestas desventajas del correo empresarial tales como: que es una inversión innecesaria, que es un medio de comunicación poco efectivo, o que no garantiza la integridad ni la privacidad de la información. Revisemos cada uno de estos mitos.
MITO 1: el email con dominio propio es muy caro
Los planes de correo empresarial de GoDaddy empiezan desde 26.99 pesos al mes por cuenta individual (o incluso menos si eliges un plan a 2 o 3 años, que es lo más conveniente si tu negocio está creciendo).
Además, como mencionamos más arriba, el retorno de inversión es sumamente alto y no tienes que preocuparte por pérdidas de información (ya sea por ciberataques o fallas en centros de datos) que a la larga pueden ser mucho más costosas.
MITO 2: el correo empresarial es un medio impersonal o indirecto
Aunque hay quienes dicen que las personas ignoran los emails sin importar el tipo de correo de que provenga, lo cierto es que con los dispositivos móviles hoy es muy raro que eso pase.
Además, si creas una red de cuentas de correo corporativo con una estructura clara y organizada no tendrás que preocuparte de que los correos se pierdan.
Otra creencia errónea sobre el correo corporativo es que “no se pueden transmitir ideas, emociones o información exacta por email”. Nada más alejado de la realidad ya que las personas que diariamente se comunican por este medio saben que un correo breve, conciso y amigable puede ser mucho más efectivo que las llamadas telefónicas o incluso las reuniones virtuales.
Y si tienes una estrategia de email marketing atractiva puedes transmitir mejor la personalidad, valores y beneficios de tu marca a través de boletines informativos (newsletters) o correos promocionales. Así aprovechas que casi la mitad (47%) de los consumidores digitales están muy pendientes de emails con ofertas o descuentos.
MITO 3: un correo corporativo no garantiza la seguridad ni la privacidad de la información
Los servicios de correo electrónico gratuito no te ofrecen ninguna garantía de privacidad o de seguridad de tu información. Tampoco cuentan con respaldo si tu cuenta es suspendida, bloqueada o jaqueada.
En contraste, cuando adquieres un correo empresarial también estás contratando la tecnología, infraestructura y experiencia del proveedor de correo. Y una empresa como GoDaddy te ofrece eso y más, ya que tienes cifrado de datos y protocolos de red al mismo nivel que en nuestros servicios de dominio, hosting y sitios web.
Además, en temas de soporte tendrás un equipo de expertos disponible 24/7/365 para ayudarte con cualquier configuración o personalización.
Y si ya tienes tu dominio con nosotros es sumamente sencillo activar tu correo empresarial. Sólo sigue los pasos de este mini-tutorial:
Nota del editor: Registra el dominio para usar con tu correo.
