Servidores de correo electrónico: funcionamiento y protocolos

La clave detrás del email

En otros artículos ya vimos que los dominios de correo electrónico personalizados son muy importantes para cualquier estrategia de marketing digital. Sin embargo, pocos saben cómo funciona esta tecnología que hace posible que diariamente se envíen y reciban casi 270 mil millones de emails en todo el mundo

Quédate con nosotros y conoce los fundamentos técnicos detrás del servicio de correo electrónico, y así sepas cómo su estructura afecta la manera en que utilizas esta herramienta día con día.

Enviar y recibir correo: esquema básico

Antes de pasar a la dinámica detrás del email, cabe mencionar que la mayoría de los usuarios hoy tienen dos formas de acceder a su correo electrónico: vía webmail o a través de un cliente de correo electrónico.

Como su nombre lo indica, el webmail es un gestor de correo basado en la web que te permite acceder al correo directamente en cualquier lugar y desde cualquier computadora a través de un navegador de internet. El más famoso webmail y con más usuarios a nivel global sin duda es Gmail.

En cambio, los clientes de correo son plataformas basadas en un software o app que se instala en tu ordenador o dispositivo móvil. Entre los más conocidos están Microsoft Outlook, Apple Mail o Mozilla Thunderbird (estos últimos dos además son gratuitos).

Volviendo al tema: independientemente de si usas webmail o una app, lo básico que tienes que saber es que los emails se envían y reciben a través de los llamados servidores de correo.

Flujo básico del correo electrónico

A grandes rasgos, un servidor email es una computadora conectada a internet que recibe los correos que emite una computadora o dispositivo de usuario, los distribuye a otros servidores de correo y éstos a su vez los entregan a la computadora o dispositivo de destino.

Para un funcionamiento ordenado, la estructura de los servidores de correo se divide en dos categorías: servidores de salida y servidores de entrada.

Usualmente, el servidor de salida es la computadora de tu Proveedor de Servicios de Internet (ISP en inglés), es decir, la compañía que te brinda el acceso a internet en el hogar, escuela u oficina.

Por su parte, el servidor de entrada está determinado por el dominio de la dirección email de entrega, es decir, lo que está después de la arroba (@). Existe un único servidor de entrada para cada dirección de correo.

¿Y cómo saben los servidores que están transmitiendo-recibiendo un email y no cualquier otro tipo de información? Aquí es donde hacen su aparición los protocolos de transmisión, siendo el más importante de ellos el Simple Mail Transfer Protocol o SMTP.

SMTP: el responsable del send

El “Protocolo para la transferencia simple de correo electrónico” es el más usado por los servidores de salida y entrada para poder realizar la operación de transferencia de lectura y envío/recepción de correos

Para ello, el SMTP toma el correo electrónico de tu webmail o cliente de correo y lo dirige al servidor de tu ISP, que es el servidor de salida de origen. Una vez ahí empieza el viaje por la red de redes para llevar tu mensaje a la bandeja del receptor, ya sea dentro de la misma ciudad o en otro país, mismo que puede tomar segundos o minutos, dependiendo si hay mucho tráfico. 

Así, el protocolo SMTP transmite la información del servidor de salida al servidor de entrada donde se aloja la dirección email del destinatario. 

Lo destacable del protocolo SMTP es que no requiere validación para ser transferido en la web. Esto permite que cualquier persona pueda enviar correos a una o varias direcciones de email. No obstante, esta característica también hace posible el correo basura o spam, desafortunadamente, un tema fuera del alcance de este artículo.

Ahora, para que los destinatarios reciban sus emails existen tres protocolos de entrada que son los más utilizados: POP3, IMAP y Exchange. A continuación los revisamos.

POP3: un clásico (algo) pasado de moda

Ejemplo de configuración de servidor mail con POP3
Ejemplo de configuración de servidor mail con POP3 (Gráfico: pavroo vía Wikimedia Commons)

Acrónimo de Post Office Protocol versión 3, la tecnología POP es una de las más antiguas que existen en lo que se refiere a protocolos de correo electrónico. Y decimos esto porque fue creado teniendo como parámetro un mucho menor ancho de banda, comparado con lo que tenemos en la actualidad.

Así, POP3 funciona de la siguiente manera: cuando te conectas con tu app al servidor email, los mensajes se descargan al dispositivo desde donde realizas el acceso, e inmediatamente se borran del servidor de entrada.

Si bien es posible configurar el almacenamiento temporal o permanente de los mensajes en el servidor de entrada, POP3 siempre hará la descarga a los dispositivos desde los cuales realices el acceso, por lo que no será difícil que termines con muchas copias de tus correos si utilizas este protocolo. 

Además, cuando envías correos, estos también se almacenan en el dispositivo de salida, por lo que no podrás acceder a este historial desde otros equipos.

Aunque estas limitaciones lo hacen parecer obsoleto, POP3 es un protocolo muy confiable cuando se accede al correo electrónico desde un solo dispositivo. 

IMAP, protocolo omnipresente

Ejemplo de configuración de Apple Mail con IMAP
Ejemplo de configuración de Apple Mail con IMAP (Gráfico: Manfred Wassmann vía Flickr)

Conocido como Internet Message Access Protocol, IMAP fue creado en 1986 con la intención de brindar a los usuarios de correo electrónico un acceso permanente y multiplataforma, es decir, sin tener que estar atado a un cliente de correo específico. 

Así, la ventaja principal de este protocolo es que la sincronización entre tu correo y el servidor email es constante, y los mensajes recibidos, leídos y enviados –y hasta los eliminados, por un tiempo razonable– seguirán almacenados en el servidor de entrada. 

Gracias a IMAP, hoy podemos usar el correo electrónico desde distintos dispositivos, incluyendo tablets y smartphones.

Sin embargo, con este protocolo la capacidad de almacenamiento no está determinada por el dispositivo sino por el proveedor de email lo cual, para negocios que manejan grandes cantidades de información, podría ser una desventaja. 

Tip. El correo personalizado de GoDaddy te proporciona hasta 25 gigabytes por cuenta de email con el dominio de tu negocio o marca. Además, funciona con el protocolo IMAP por lo que se sincroniza en todos tus dispositivos y lo puedes usar con clientes de correo como Outlook, Apple Mail, Thunderbird y más.  

Exchange, el básico de Microsoft

Protocolo de correo Exchange de Microsoft

Ya sea que se refieran a él como MAPI/HTTP, Exchange ActiveSync o simplemente Exchange, este es el método específico para acceder al correo electrónico de Microsoft. Por decirlo de manera simple: si alguna vez has utilizado Outlook, entonces ya usaste Exchange. 

Funciona de manera similar al protocolo IMAP: una vez que accedes a tu email, el correo no se descarga ni almacena en el dispositivo móvil sino que lo lees directamente en un servidor Exchange. 

Este correo lo utilizan principalmente empresas, escuelas y familias que contratan servicios como Microsoft Office 365, la versión en línea de la clásica suite de software de oficina, que se puede instalar en varias computadoras y que incluye un espacio de almacenamiento en la nube para documentos y archivos.

¿Cómo afecta el protocolo mi uso del correo?

Como puedes ver, la forma en que utilices diariamente tu correo electrónico va a determinar el protocolo con el que tendrás acceso a los servidores de correo de entrada y salida.

Por ejemplo, si utilizas un correo de una dependencia de gobierno donde se procesan datos personales de ciudadanos, el dispositivo donde se aloja tu email seguramente estará configurado con el protocolo POP3. 

Esto también aplica para empresas que utilizan un servidor viejo o con poco espacio de almacenamiento, y que quieran tener un respaldo de su historial de correos.

Igualmente, si trabajaras para una institución que contrató servicios de correo y almacenamiento de Microsoft, tus emails se sincronizarán mediante el protocolo Exchange ActiveSync.

Para todas las demás necesidades, lo más probable es estés usando IMAP y no lo sabías. Hasta ahora.

Esperamos que esta explicación general te haya servido para saber más sobre lo que ocurre detrás de la increíble tecnología que tenemos a nuestra disposición día a día para comunicarnos con colegas, clientes y prospectos de negocio. 

Aprende más: 10 características de un servidor de correo electrónico apto para empresas.

Ángel Torres Tagle
Egresado de la Facultad de Arte y Diseño de la UNAM, ha trabajado en diferentes empresas multinacionales donde se ha desarrollado como mercadólogo digital. Cuenta con más de 7 años de experiencia en el ramo y en varios proyectos nacionales e internacionales relativos a desarrollo de estrategias digitales en compra, análisis de medios, crecimiento de redes sociales y emprendimiento de proyectos web para México y Latinoamérica. Actualmente trabaja como Director de Abyx Gaming, un portal especializado en gaming para millenials.