Servidor de correo electrónico, ¿cómo funciona?

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Tu socio silencioso

Hace apenas 20 años, el correo electrónico era considerado una auténtica maravilla tecnológica del mundo moderno, pues hacía realidad la fantasía de Borges de cruzar por una especie de “portal mágico” y llegar a otra parte del mundo de forma instantánea.

Hoy en día, y a menos que hayamos hecho estudios de informática o programación, la mayoría de las personas damos por hecho el funcionamiento de esta herramienta de comunicación y negocios sin la cual, gran parte de la vida económica, social y cultural de la actualidad no sería posible.

Por todo eso, en este artículo queremos hablarte de uno de los pilares de internet: el servidor de correo electrónico. Acompáñanos.

¿Qué es un servidor de correo electrónico?

Un servidor de correo es una aplicación informática que permite gestionar el correo electrónico en un ordenador o computadora.

Lo que para cualquier persona es el acto rutinario de acceder a una aplicación de dispositivo móvil (como Apple Mail en iOS), un software cliente de correo (como Outlook en una PC) o un webmail (como Gmail, en cualquier navegador web), redactar un mensaje, dar clic en “Enviar” y esperar la respuesta, es posible gracias al llamado Protocolo Simple de Transferencia de Correo (SMTP, por sus siglas en inglés).

Piensa en el servidor de correo como una “oficina postal virtual”. Su función es recibir las “cartas” (emails) de los usuarios, identificar al remitente y al destinatario (dirección email), asignarle la “ruta” correcta (servidor DNS, lo que está después del @) y, finalmente, elegir al “cartero” (protocolo del servidor de entrada, IMAP, POP3, Exchange) que hará la entrega.

Ahora prepárate, porque viene la explicación técnica.

¿Cómo funciona el correo electrónico?

El emisor del email utiliza un programa de correo electrónico para redactar el mensaje y, al dar clic en “Enviar”, contacta con el servidor SMTP (1). Una vez que éste recibe la orden de entregar un correo, consulta con el servidor DNS (2) para conocer el nombre de dominio (@ del receptor) del servidor donde tiene que entregarlo (3). Luego, el servidor SMTP contactará al servidor del receptor, que utilizará los protocolos POP o IMAP (4) para entregar el correo y, finalmente, el receptor utiliza también un programa de correo electrónico para acceder al email (5).

Aquí tienes un diagrama de cómo el servidor de correo realiza todo este proceso “tras bambalinas”:

Cómo funciona el servidor de correo electrónico
Así funciona un correo electrónico. (Imagen: Wikimedia Commons bajo licencia GNU)

Aprende más en: Servidores de correo electrónico: funcionamiento y protocolos.

4 puntos sobre la importancia del servidor de correo en tu empresa que quizá no conocías:

Ahora que sabes para qué sirve un servidor de correo y sus principios básicos, quizá quieras saber más sobre su rol en un Correo Empresarial, es decir, cuando adquieres un servicio de email con dominio propio y alojamiento web (hosting) que te provee un determinado espacio de almacenamiento para tus correos.

1. ¿Debo configurar y administrar personalmente el servidor de correo para usar mi correo empresarial?

¡Afortunadamente no! Tu proveedor de correo empresarial lo hará por ti. Y es que esto implica no sólo amplios conocimientos técnicos, sino también labores de mantenimiento y recursos financieros para que funcione a la perfección.

Por lo general, cualquier paquete que contrates (desde 1 cuenta de correo hasta 100) te ofrecerá un servicio de webmail –para acceder a tus mensajes desde cualquier navegador y sólo con tu contraseña–, o instrucciones simples para instalar programas cliente de correo, ya sea en apps de dispositivos móviles o en tu computadora.

Lo importante es que busques un proveedor con servicio de soporte técnico, con expertos que puedan ayudarte con cualquier duda las 24 horas y los 7 días de la semana, además de tutoriales y guías prácticas. Para muestra, mira este video de GoDaddy Guides:

 

2. ¿Existe un servidor de correo empresarial o cualquier correo electrónico puede cubrir todas las necesidades de mi negocio?

Los servidores de correo funcionan de la misma manera, ya sea en un email empresarial o en uno gratuito. Sin embargo, un punto a destacar es la capacidad de personalización que adquieres al contratar un servidor de correo integrado en un paquete de correo corporativo.

Con este servicio tendrás un panel de control con el que podrás crear y administrar de manera sencilla las cuentas de correo corporativo que necesites, así como aumentar o reducir la capacidad de bandejas de entrada, crear alias y mucho más.

Y en caso de que requieras más funciones, proveedores como GoDaddy te pueden ofrecer soluciones más avanzadas como el correo Microsoft Office 365 que, además de direcciones email personalizadas con tu propio dominio, te ofrece una serie de aplicaciones de productividad para gestionar las operaciones digitales de tu negocio de manera centralizada.

3. ¿Los servidores de correo bloquean el envío masivo de correos?

Técnicamente, un servidor de correo electrónico te permite enviar sin restricciones una gran cantidad de correos –o un mismo correo dirigido a un volumen importante de usuarios. Pero recuerda que existen los filtros de spam o de correo no deseado.

Las políticas de los diferentes proveedores de servidores de entrada de correo pueden clasificar ciertos dominios de correo dentro de sus listas negras de spam, especialmente si provienen de una dirección de email gratuita.

Para evitar que tus envíos masivos sean bloqueados, existen herramientas para campañas de email como Mailchimp, Doppler o Constant Contact que te pueden ayudar a cumplir con los criterios de la mayoría de los proveedores de correo.

4. ¿Mis datos están protegidos por el servidor de correo?

Para que la información sensible de tus emails de negocios esté segura mientras viaja de servidor en servidor, es importante que elijas un proveedor que te ofrezca las capacidades técnicas y los recursos para mantener en excelentes condiciones los servidores que soportan tu servicio de correo empresarial.

Una de las formas más rápidas de comprobarlo es verificar si tu proveedor es dueño de sus servidores de correo, y no los subcontrata con compañías externas.

Confirma también que tu plan de correo empresarial incluya antivirus y filtros de correo no solicitado, encriptado de datos y otras funciones de seguridad como la sincronización entre dispositivos. Esta función es muy útil para corroborar que cada que elimines un correo desde tu app móvil éste también quede eliminado en tu cliente de correo y viceversa.

Servidor de correo: el socio invisible de tu empresa

En resumen, el servidor de correo es una tecnología de información y comunicación (TIC) que ha sido crucial para el avance de otras TIC’s como son los chats, las redes sociales y las apps de mensajería instantánea.

Asimismo, hoy en día es el “socio silencioso” de las empresas que utilizan el Email marketing para promover sus productos o servicios. Y eso no es poca cosa ya que Radicati Group estima que diariamente se envían y reciben cerca de 293 mil millones de emails.

Por su parte, el correo de pymes (pequeñas y medianas empresas) es el canal más importante para la adquisición (81%) y retención (80%) de clientes, según datos de Emarsys.

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Fernando Paul Lara Galicia
Fernando Paul Lara Galicia es Jefe de Información y Columnista en la sección Dinero de Excélsior, y Editor de Tecnología para Grupo Imagen. También es conductor de Dinero y HackerTV en ExcélsiorTV. Colabora en Enfoque Financiero con Alicia Salgado, 100.1 FM. Es egresado de la Licenciatura en Periodismo y Comunicación Colectiva por la ENEP Acatlán, UNAM.