Cuentas de correo múltiples en un solo administrador

Si no sabes cómo tener cuentas de correo múltiples en un solo administrador, ¡aprende aquí y ahora! Es tan fácil como prepararse un desayuno.

Al momento de crear nuestras cuentas de correo surgen muchas maneras de hacerlo; por ejemplo, crear por cada persona física una cuenta de correo; luego, por cada departamento de nuestra compañía, se van generando casillas de correos.

Esto en teoría no está mal, pero los costos de administración y espacio requerido en el servidor de correo empiezan a subir geométricamente hasta convertirse en un problema o una molestia que se puede evitar.

Durante mucho tiempo se creaban estas casillas llamadas “pool” que, básicamente, eran como bolsas de Email donde cada usuario tenía que abrir esa cuenta, ver que había dentro y luego repartir esos emails entre los interesados.

Luego vino que, al generar estas cuentas “pool”, las comunicaciones se redireccionaran de forma automática a todos los interesados, pero cada tanto una persona debía meterse a esa cuenta para borrar los correos que ya se habían gestionado.

Porque ocupaban espacio de forma inútil, la cuenta se saturaba al llegar a la cuota de espacio establecida y provocaba que dejaran de llegar nuevos correos.

Ante este problema se empezaron a usar los “alias”.

¿Qué son los alias de correo?

Un alias de correo se puede definir como una dirección especial en nuestro dominio web que redirecciona todos los mensajes que recibe a otra cuenta. Es una buena definición, pero creo que necesita un ejemplo para que quede bien clara.

Supongamos que tienes un departamento de ventas en tu empresa o emprendimiento. Tu administrador de correo te genera las cuentas POP3 de Ventas@miempresa.com, luego te genera cotizaciones@miempresa.com y, por último, te genera la cuenta contacto@miempresa.com.

Tu departamento cuenta con un solo usuario que, para efectos de esta ejemplificación, llamaré José. Tu administrador le genera a José la cuenta POP3 José@miempresa.com. En este caso José tendría que meterse a vaciar cada una de las cuentas cuando estas se llenen, algo por demás engorroso.

Para solucionar esto, en vez de crear cada cuenta, se deberían crear alias que redireccionen a la casilla de correo de José quien es el responsable de tomar todos los mensajes que llegan a esa cuenta.

Ahora bien, ¿esto solo se puede hacer con una sola cuenta? No. Esto puede hacer con todas las cuentas que quieras y todas reciben los mismos alias si se les configura para ello.

El otro “Alias”

Además del alias específico está el alias universal. Este tipo de alias va cayendo en desuso por la cantidad de correo spam que recibe. ¿Qué hace exactamente este alias? Este alias recibe todos los correos que hayan sido enviados a tu dominio, sin importar que la cuenta de correo exista como tal o no.

Esto significa que si tienes un alias universal o “catch all” configurado para que vaya a la cuenta loquellega@miempresa.com y alguien escribe la dirección a@miempresa.com o agua@miempresa.com, estos correos, generalmente spam, llegaran a tu cuenta loquellega@miempresa.com. Insisto que es una práctica ya muy poco usada, pero existe y debo mencionarla.

El tener cuentas de correo múltiples administradas por una sola persona te permite reducir el tiempo empleado en revisar, atender y responder correos.

Algunas ventajas de las cuentas de correo múltiples

Algo que no te mencioné anteriormente y que es importante que conozcas es que, los alias sirven para agregar una capa más de seguridad en el contacto del cliente o potencial cliente con la empresa, además de servir como comodines en los correos entrantes.

Me refiero a que con las cuentas alias puedes crear, por ejemplo, la cuenta “info@miempresa.com”, la cual protege la identidad de la persona física que está detrás de esa cuenta. Es decir, si te envían un mail a la cuenta de “info”, puede responder alguno de los responsables sin quedar expuesta su identidad con la persona externa a la compañía.

En muchísimas oportunidades sucede que estas cuentas sirven para call centers donde un solo coordinador o administrador controla todos los correos que llegan a estas cuentas “alias”. Envían el correo al responsable de responder ese email y, de esa manera, van distribuyendo la carga de trabajo y preservando la privacidad de la identidad de los operadores.

Por todo lo anterior, mi recomendación es que antes de contratar tu hosting averigües que la compañía elegida te brinde la posibilidad de generar alias en tus cuentas de correo.

A modo de conclusión: el uso de cuentas de correo múltiples en un solo administrador te puede ayudar exponencialmente a mantener el espacio de tu hosting optimizado, ya que utilizarás una sola cuenta POP3 real, permitiéndote tener tu trabajo mejor organizado y libre de tiempos muertos, así como borrando casillas de emails que no utilizarás.

Además, puedes preservar la identidad de tus empleados, colegas o colaboradores para un tipo de empresa que tenga servicio 7×24, ya que no importa a la hora que se mande el email del requerimiento, siempre habrá alguien viendo la casilla de correo y listo para responder sin tener que esperar a que vuelva a ser el horario de oficina.

Guillermo Chávez Conejo
(Ciudad de México, 1984). Es autor de tres poemarios: De arena y Universo, Entre tus muslos y Canción bajo tu cuerpo. Estudió literatura latinoamericana en la Universidad Iberoamericana (UIA), obtuvo el título de Máster en Integración Europea por parte del Instituto de Estudios Europeos de la Universitat Autònoma de Barcelona y está certificado en nuevas tendencias comerciales en América Latina por el Banco Interamericano de Desarrollo y en International Human Rights Law por la Université Catholique de Louvain. Es presidente de la Asociación de Egresados de Letras de la UIA para el periodo 2017 - 2019. Ha escrito sobre temas especializados en marketing digital para Virket y sobre turismo de México, Perú, Estados Unidos y Europa para Hoteleus. Actualmente trabaja como Digital Content Specialist en Virket.