Correo electrónico empresarial en comparación con el correo personal

No te pongas personal en la oficina

Seguramente, tienes una cuenta personal para comunicarte con amigos y familiares, y un correo electrónico empresarial, pero ¿sabes en qué se diferencia una de otra?

Normalmente cada dirección de correo electrónico personal variará según el tipo de cuenta que una persona decida usar, y el tipo de email corporativo será el que se configure para ti. Inclusive la etiqueta y la seguridad también varían, dependiendo de qué cuenta estás usando y qué mensajes estás enviando.

En los temas de acceso a los correos

Regularmente en el correo electrónico personal lo podrás hacer casi desde cualquier lugar, sólo necesitarás una conexión a internet y un equipo fijo o móvil. La mayoría de los servicios que usas en este tema son gratuitos y tienen bandejas de entrada en las que puede leer, escribir y editar correos electrónicos.

En el otro extremo, diversas organizaciones ofrecen la cuenta de correo electrónico a las que sólo podrás tener acceso en tu lugar de trabajo o a través de una computadora corporativa, es decir, que se te entregó en la empresa. Por lo general, esas cuentas se enrutan y encriptan desde un programa contratado y los usuarios no tienen acceso al servicio basado en internet, como se haría regularmente con el personal.

Seguridad en línea

La contraseña y otros elementos son designados por un empleado del área de Tecnologías de la Información, en lugar de hacerlo personalmente. Todo ello tiene que ver principalmente con un tema de ciberseguridad, pues nada peor que perder o ser robado por un hacker, quien podría apoderarse de información clave para tu negocio.

Por ejemplo, ten por seguro que difícilmente tu correo electrónico personal será monitoreado por alguna persona o departamento de trabajo. Sin embargo, tu cuenta empresarial debe considerarse un libro abierto para tu empresa. Todos los mensajes que salen y recibes, hasta los mismos archivos adjuntos que contiene el correo, están sujetos a la vigilancia de la organización, y deben mantenerse estrictamente comerciales. 

Ojo: cuida como usas tu correo electrónico empresarial

Tu cuenta personal la puedes usar a tu gusto, debido a que la corporativa son mantenidas y pagadas por tu empleador, y créeme que siempre querrá que se utilicen con fines corporativos, por lo que debes tener cuidado con que envías o recibes desde este correo electrónico.

Las plataformas de email personal y corporativos son muy diferentes en su tratamiento, y eso siempre lo debes tener en cuenta. Tal vez desde el personal puedas mandar un mensaje informal a un familiar o una fotografía o gif divertido a un ser querido, pero jamás deberás hacer eso desde una cuenta de correo electrónico corporativa. El mensaje debe ser siempre revisado cuidadosamente para evitar comprometer cualquier tipo de información que sea clave para tu empresa.

Pon atención en los detalles

Como empleado, siempre debes cuidar errores ortográficos y gramaticales cuando usas tu email profesional, y siempre se recomienda incluir tu nombre completo, así como el del destinatario, así sea una persona física o moral. 

Diferentes archivos que puedas enviar

Los tamaños de los archivos adjuntos también pueden ser diferentes. Por ejemplo, una cuenta gratuita de esas que abres a diestra y siniestra en internet, normalmente te ofrecerá poder archivar información adjunta por hasta 25 MB.

En una cuenta empresarial, será tu organización la que normalmente establezca el límite para los archivos adjuntos enviados. Eso dependerá de tu cargo, oficio al interior y hasta confianza que se te tenga, aunque no lo creas.

Sobre los costos del correo empresarial

Si hablamos de los costos de estas dos plataformas, puedo reiterar que el correo electrónico personal normalmente es gratuito, aunque también contratar uno con algún proveedor, aunque es algo un poco caro si lo vas a usar para enviar información poco sensible. No tengo que decirte que el corporativo casi siempre es pagado, dependiendo los acuerdos que tenga la organización con el proveedor. Puede ser solo este servicio o un combo que va desde el diseño del sitio web, el almacenamiento en nube y la seguridad, sin olvidar las cuentas de email corporativas.

Cuando una empresa quiere ofrecer a sus trabajadores una cuenta de correo electrónico basada en una plataforma corporativa, generalmente incurre en un costo que es significativo, y de ahí que ellos sean quien la controlen.

Cada cuenta de correo electrónico individual, así como los archivos adjuntos y el volumen de los mensajes que se envían, contribuyen con el costo final que se destina a los proveedores del servicio. Aunque las compañías también pueden usar cuentas de correo electrónico gratuitas para sus empleados, no vendrán con un dominio corporativo y no se verán tan profesionales, lo cual quita confianza a los usuarios y clientes.

Así que ahora ya tienes un panorama más concreto de lo que es cada cuenta y porque son tan diferentes una de otra.

Fernando Paul Lara Galicia
Fernando Paul Lara Galicia es Jefe de Información y Columnista en la sección Dinero de Excélsior, y Editor de Tecnología para Grupo Imagen. También es conductor de Dinero y HackerTV en ExcélsiorTV. Colabora en Enfoque Financiero con Alicia Salgado, 100.1 FM. Es egresado de la Licenciatura en Periodismo y Comunicación Colectiva por la ENEP Acatlán, UNAM.