¿Cómo funciona el servicio de correo electrónico?

¡No te quedes atrás!

Conoce cuál el viaje de tus emails desde que haces clic en enviar y las características que debe cumplir todo buen servicio de correo electrónico.

Enviar y recibir correos de forma digital ya es un hábito común, pero detrás de tu programa de gestión de emails, hay todo un proceso que además de interesante, resulta indispensable conocer para saber elegir cuál es proveedor de servicio de correo electrónico ideal para ti.

Lo que debes saber sobre el servicio de correo electrónico

La ruta de servidor a servidor:

Al hacer clic en “send” o “enviar”, tu correo electrónico recorre un largo camino que comienza en tu servidor y termina en el servidor del receptor.

Los Emails viajan entre servidores gracias a los llamados MTA, en sus siglas en inglés “Mail Transport Agent”. Existe un MTA que se encarga de enrutar el correo electrónico hacia otro MTA que se ocupa de recibirlo. Ambos MTA se comunican a través de protocolos, por ejemplo el SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), que seguramente conoces como “servidor de correo saliente”.

Una vez que el MTA del receptor recibe el correo electrónico, lo almacena en un servidor de correo entrante que se conoce como MDA, en sus siglas en inglés “Mail Delivery Agent” hasta que éste es aceptado por el usuario. Entre el MTA y el MDA también hay protocolos de comunicación, los más comunes se encuentran: POP3 e IMAP, el primero, significa “Post Office Protocol” y el segundo “Internet Message Access Protocol”. Ambos se usan para recuperar el correo electrónico que llegó y si así se programan, pueden almacenar una copia en el servidor.

Entonces, en términos muy simples, los correos electrónicos que se envían se van a través de un servidor MTA que usa un protocolo SMTP y los correos que llegan lo hacen mediante un servidor MDA que usa un protocolo POP o IMAP. El protocolo POP recupera el correo, lo almacena y guarda una copia en el servidor. El protocolo IMAP recupera el correo, lo almacena y coordina estados como “eliminado”, “movido”, “leído” entre varios clientes de correo electrónico de forma automática.

El gestor de correo electrónico:

Mientras el correo electrónico es almacenado por el MDA y aguarda que el usuario abra su casilla, lo lea y decida qué hacer con él, el servidor debe mantener segura la información para que nadie excepto aquel a quien va dirigido el Email, tenga acceso. Lo anterior se consigue con un nombre de usuario y una contraseña. Una vez que la persona a la que va dirigida el correo electrónico está lista para leerlo, se activa el proceso que corresponde a la gestión de Email, el cual se lleva a cabo a través de un software que en términos técnicos se llama MUA, en sus siglas en inglés “Mail User Agent”. Los programas más comunes para gestionar correos electrónicos son Microsoft Outlook, Thunderbird y Apple Mail.

La seguridad de tu información:

Para que tus Emails viajen seguros y se mantengan así, es fundamental que elijas un proveedor de servidor profesional que te ofrezca la garantía de que cuenta con los recursos y los conocimientos técnicos necesarios para mantener en excelentes condiciones el servidor que se encarga de tu servicio de correo electrónico.

Lo anterior lo puedes comprobar si el proveedor es el dueño del servidor y no un tercero que solo se ocupa de vender el servicio. También es buena idea que investigues si el proveedor del servicio de correo electrónico cuenta con herramientas que te permitan gestionar tus Emails desde cualquier lugar, por ejemplo con Microsoft Office 365 puedes aumentar tu productividad si utilizas la versión en línea para crear, editar, almacenar y compartir documentos en la nube, incluyendo el gestor de correo electrónico de Microsoft.

Revisa que los planes que te ofrece tu proveedor digital incluyan filtros de virus y correo no solicitado, así como funciones que te permitan ahorrar tiempo como la sincronización entre dispositivos, es decir, que sin importar desde donde gestiones tu correo electrónico todas las acciones que realices se sincronicen en los dispositivos que utilizas. Por ejemplo, si eliminaste un correo desde tu teléfono móvil, que éste también quede eliminado en tu computadora de escritorio.

Por último, pero no por ello menos importante, asegúrate de contar con asistencia técnica profesional en todo momento para que sin importar el día o la hora en que necesites apoyo, tengas la tranquilidad de que habrá un experto dispuesto a resolver tus dudas o cualquier inconveniente que pueda presentarse con tu servicio de correo electrónico.

Si quieres saber más sobre las herramientas que existen para tener un correo profesional y cómo puedes usarlo para aumentar tus ventas, continúa navegando por aquí.

Gabriela María Prieto Aguirre
De nacionalidad salvadoreña, reside actualmente en la Ciudad de México. Comunicóloga de la Universidad Anáhuac México. Ha desarrollado diferentes textos para diversas industrias, tanto en español como en inglés. Le apasionan los temas de mercadotecnia, problemas globales, letras, tecnología y cultura. Experiencia en manejo de redes sociales, creación de copies publicitarios y estrategias de mercadotecnia, tanto para México como Latinoamérica. Una de sus áreas de interés es neuromarketing. Apasionada de las letras, actualmente se desempeña en el área de Content Marketing de Virket.