Aprende cómo redactar un correo formal

Puedes crecer con tu email

La buena comunicación es la piedra angular de cualquier conversación exitosa por ello, conoce cómo redactar un correo formal.

Formal no es sinónimo de seriedad, sino más bien se refiere a lo que es correcto, aceptable. Y lo que es aceptable tiene más posibilidades de ser atendido. Por eso es muy importante saber comunicarse de manera formal, especialmente si se trata de negocios, aunque en el plano personal siempre se agradece la formalidad por considerarse una muestra de respeto.

La comunicación en la época de Internet

A lo largo de los últimos años la comunicación se ha debido adaptar a los medios digitales debido a la importante y cada día creciente, penetración de Internet en todo el mundo.

Hoy es común comunicarse a través de un correo electrónico o hacerlo mediante las redes sociales, así como en foros online o plataformas digitales. Cada uno de estos medios tiene sus propios protocolos y formas, pero en todos los casos saber comunicarse de manera concisa y precisa, es requisito indispensable.

Cómo redactar un correo formal

Para generar conversaciones exitosas utilizando un correo electrónico profesional, es mucho más simple de lo que puede parecer, solo tienes que:

1. Obtener un nombre de dominio y con éste, una dirección de correo electrónica.

Siempre podrás generar una mejor comunicación vía electrónica si utilizas un Email de dominio privado. Si aún no tienes uno, encuéntralo en el sitio del registrador de dominios más grande del mundo.

Tener claro cuál es el objetivo de la comunicación, es decir, para qué envías el correo o cuál es el fin que deseas alcanzar con él.

2. Colocar un título adecuado.

Es muy importante que sea corto, pero que comunique de qué se trata el correo que estás enviando para qué quien lo reciba, pueda estar en sintonía contigo.

3. Saludo adecuado:

Como en cualquier conversación en persona, los correos deben iniciarse con un saludo adecuado y éste debe ir acompañado del nombre de aquel o aquella a quien va dirigido el correo electrónico. El saludo debe ser corto y de ser posible, debe generar cercanía, por ejemplo:

“Hola querida…”, “Buenas tardes estimado …”, “Un gusto saludarte estimada…”.

4. Desarrollar el tema a tratar de forma clara, pero concisa.

Un correo electrónico formal no debe ser extenso, salvo que la ocasión lo amerite, pero si logras compartir los detalles en tan solo cinco o seis líneas, estarás haciendo buen uso de la herramienta y el receptor te lo agradecerá porque muy probablemente en su bandeja de entrada hay otros Emails a los que debe prestarles atención. Este punto no aplica cuando se trata de un correo electrónico de corte personal, en él puedes extenderte cuanto lo desees porque hoy en día los Emails ya también se utilizan como antes se hacía con las cartas que se enviaban por correo tradicional entre seres queridos.

5. Un Call to Action:

Incluir un paso a seguir, acuerdo o como se dice en marketing “call to action”, es decir, para cerrar exitosamente tu comunicación por correo electrónico, es importante que agregues un enunciado que describa brevemente qué esperas o qué sigue, por ejemplo: “Quedo atento a tus comentarios”, “Te llamo mañana para comentar detalles”, “Indícame si así te parece bien”, etcétera.

6. Agradecer antes de despedirte.

Es muy importante que antes de cerrar la conversación a través de un Email, agradezcas la atención la atención que la persona prestará a tu comunicación y aunque hay diferentes maneras de agradecer, las que más se utilizan al redactar un correo formal son: “Agradezco tu atención” y/o el simple, pero efectivo: “Muchas gracias”.

7. Terminar de forma amena el correo.

Aunque es aceptable que el correo termine con un agradecimiento, algunas personas colocan una palabra o frase a manera de despedida como: “Saludos cordiales” y aunque no en todos los países está bien visto enviar “abrazos”, muchas personas eligen personalizar todo el correo, incluyendo la despedida y envían abrazos o besos. Esto depende de tu personalidad, pero la recomendación es que lo evites, al menos que conozcas personalmente a quien recibirá tu Email y la relación sea medianamente cercana.

8. Colocar los datos de contacto.

Muy importante para cerrar con broche de oro un correo formal. Al final de tu Email, debes colocar tu nombre, puesto y nombre de la empresa para la que trabajas, así como los números de teléfono y si lo deseas, link hacia el sitio web de la compañía y sus redes sociales. Los buenos gestores de correo electrónico permiten la colocación de firmas, es decir, puedes configurarlo para que de forma automática agregue tus datos de contacto en cada uno de los correos que envías o solo en los que envías por vez primera y además, puedes incluir una imagen o un logotipo.

Por último, pero no por ello menos importante, cuida la ortografía y la redacción de todas tus comunicaciones escritas porque la impecabilidad genera credibilidad y ésta te abre muchas puertas.

Gabriela María Prieto Aguirre
De nacionalidad salvadoreña, reside actualmente en la Ciudad de México. Comunicóloga de la Universidad Anáhuac México. Ha desarrollado diferentes textos para diversas industrias, tanto en español como en inglés. Le apasionan los temas de mercadotecnia, problemas globales, letras, tecnología y cultura. Experiencia en manejo de redes sociales, creación de copies publicitarios y estrategias de mercadotecnia, tanto para México como Latinoamérica. Una de sus áreas de interés es neuromarketing. Apasionada de las letras, actualmente se desempeña en el área de Content Marketing de Virket.